Politica de conformare anticoruptie si antimita

I. INTRODUCERE

1.1. AUTONOM SERVICES SA (in continuare “AUTONOM”) adopta prezenta politica de conformare impotriva coruptiei si luarii de mita, in concordanta cu legislatia nationala si europeana in vigoare (in continuare „legislatia”).

II. POZITIA AUTONOM

2.1. AUTONOM are mai multe principii si valori fundamentale care stau la baza unor practici comerciale corecte si loiale si, prin urmare, este important ca acestea sa fie respectate. Unul dintre aceste principii este toleranta zero fata de actele de coruptie si mita, oriunde si sub orice forma ar putea fi intalnite. In acest sens, AUTONOM si-a luat angajamentul de a-si desfasura toate activitatile comerciale intr-o maniera onesta si etica si sa respecte toate legile aplicabile in toate tarile in care isi desfasoara activitatea.

2.2. In aplicarea acestor principii, AUTONOM interzice in mod categoric angajatilor sai sa:

• incurajeze, solicite, promita sau sa permita altei persoane sa ofere, promita, dea, solicite, sa fie de acord sa primeasca sau accepte mita in numele lui/ei;
• ofere, promita, dea, solicite sau primeasca sau sa accepte o mita; sau
• se angajeze in orice alta forma de practica corupta, care este definita drept abuzul de puteri incredintate, pentru castigul privat sau corporativ prin mijloace care sunt nelegitime, imorale sau incompatibile cu standardele etice.

2.3. Faptele de coruptie se pedepsesc cu inchisoare. In plus, daca se constata ca AUTONOM si oricare dintre directorii, ofiterii, angajatii sau alte persoane asociate cu Compania (de exemplu, consultanti, contractori sau agenti) au fost implicati in acte de coruptie, AUTONOM poate fi obligat sa plateasca amenzi sau alte sanctiuni, iar reputatia sa ar putea fi grav afectata pe pietele publice si in Romania. De aceea, AUTONOM isi ia foarte in serios responsabilitatile legale.

III. SCOPUL POLITICII

3.1 Prezenta politica are ca scop prezentarea responsabilitatilor asumate de AUTONOM, angajatii si colaboratorii sai, precum si aducerea la cunostinta publicului despre pozitia adoptata de AUTONOM fata de faptele de coruptie.

IV. PUNEREA IN APLICARE

4.1. Prezenta Politica de conformare Anticoruptie si Antimita (denumita in continuare „Politica”) se aplica AUTONOM si tuturor filialelor sale, diviziunilor si societatilor afiliate la nivel mondial (in mod colectiv „Grupul AUTONOM”).

4.2. Politica trebuie respectata si adusa la indeplinire de toti salariatii, colaboratorii, directorii si managerii AUTONOM (in mod colectiv, denumiti in prezenta politica, „Angajatii”).

4.3. AUTONOM va investiga in mod activ orice incalcare suspectata a prezentei Politici si, unde este cazul, va lua masuri disciplinare motivate impotriva oricaror Angajati AUTONOM descoperiti ca au fost implicati in practici de mita sau coruptie, pana la si incluzand incetarea contractelor de munca sau de colaborare.

4.4. AUTONOM va pune in aplicare, de asemenea, sanctiuni legale si contractuale adecvate impotriva oricarui Reprezentant de Afaceri AUTONOM sau a altui partener de afaceri care este descoperit ca a comis infractiuni legate de mita sau coruptie.

4.5. AUTONOM declara ca va asigura traininguri corespunzatoare de conformitate si de etica Angajatilor sai.

4.6. Angajatii AUTONOM sunt incurajati sa se consulte cu un superior sau cu Responsabilul de Conformitate daca nu sunt siguri cu privire la legile, reglementarile sau instructiunile aplicabile, sau daca au vreodata indoieli daca o anumita plata, beneficiu sau activitate este permisa in conformitate cu prezenta Politica si legislatia aplicabila.

4.7. Niciun Angajat AUTONOM nu va suferi riscul retrogradarii sau al altei sanctiuni disciplinare pentru respectarea prezentei Politici.

4.8. Toti Angajatii AUTONOM sunt obligati sa aduca imediat la cunostinta superiorilor lor sau a Resposabilului de Conformitate orice abatere cunoscuta sau suspectata de la prezenta Politica a oricarui alt asociat AUTONOM, terta parte afiliata sau partener de afaceri. Angajatii nu trebuie impiedicati niciodata prin amenintare cu actiune disciplinara sau alt tratament advers, sa ridice aspecte cunoscute sau suspectate privind respectarea politicii de catre alte persoane.

V. CE SUNT MITA SI CORUPTIA

5.1. Mita este actul de a oferi, promite sau autoriza oferirea unui lucru de valoare direct sau indirect, inclusiv orice avantaj catre orice persoana pentru a determina persoana care primeste sau orice alta persoana sa efectueze o anumita activitate sau sarcina sau sa isi exercite puterea de decizie in mod incorect. De asemenea, mita include actul de a solicita sau de a confirma primirea sau acceptarea oricarui lucru de valoare direct sau indirect, inclusiv orice avantaj care va determina pe dumneavoastra sau pe oricine altcineva sa va efectuati sarcinile, sa va desfasurati activitatea, sau sa va exercitati puterea de decizie in mod incorect. O mita poate fi orice lucru de valoare si poate include bani, imprumuturi, contributii sau donatii, cadouri, activitati de divertisment, deplasari, oferte de locuri de munca, rambursari, reduceri, produse gratuite, alte bunuri, servicii sau orice alt lucru care ar putea fi considerat de valoare. De asemenea, o mita poate lua forma unei „recompense” si poate fi platita dupa ce destinatarul si-a indeplinit necorespunzator obligatiile.

5.2. In actiunea de mituire pot fi identificate doua parti:

• una care da mita si reprezinta darea de mita - coruptie activa, si
• una care primeste mita, aceasta din urma putand fi acuzata de luare de mita – coruptie pasiva

5.3. Este important sa se inteleaga ca a avut loc un act corupt chiar daca mita nu reuseste si chiar daca o persoana autorizeaza sau ofera instructiuni pentru o mita, dar in cele din urma aceasta nu este oferita sau platita.

5.4. „Orice lucru de valoare” include, dar nu se limiteaza la:

• Numerar, echivalente de numerar (cum ar fi vouchere/carduri cadou), actiuni, proprietati personale si asumarea sau iertarea unei datorii.
• Cadouri, mese, divertisment si calatorii — orice calatorie corporativa, cadouri, divertisment si mese trebuie sa fie proportionale cu ocazia si sa respecte politica/standardele privind cadourile si divertismentul aplicabile locatiei dvs.
• Contributii politice.
• Contributii caritabile — daca sunt facute unei organizatii de caritate la cererea directa a unui oficial guvernamental sau a unui partener de afaceri privat, ar putea fi considerata o mita indirecta facuta pentru a obtine sau a mentine afaceri sau pentru a asigura un alt avantaj comercial nepotrivit.
• Oferte de locuri de munca sau premii de stagiu — ofertele catre oficialii guvernamentali (sau rudele acestora) pot prezenta un risc de incalcare a legilor si reglementarilor anti-mita sau anticoruptie. Conformitatea trebuie consultata inainte de a face astfel de oferte.
• Orice beneficiu ne-financiar sau promisiune a unui beneficiu, daca este acordat pentru un scop ilicit.

5.5. Conform legilor aplicabile in Romania, darea si luarea de mita se pedepsesc cu inchisoarea de pana la 10 ani.

5.6. Coruptia este un comportament necinstit sau fraudulos al celor de la putere, in scopul obtinerii unui castig, implicand de obicei mita.

VI. CADOURI

6.1. Schimburile rezonabile de cadouri de politete si ospitalitate pot fi parte din practicile noastre de afaceri in anumite ocazii. Acestea sunt permise numai daca respecta intentia prezentei Politici si a legilor, reglementarilor, codurilor industriei sau politicilor locale aplicabile si daca sunt:

• nu fac parte dintr-un acord de schimb reciproc.
• nu sunt date sau primite cu intentia sau perspectiva de a influenta in mod necorespunzator luarea deciziilor de catre, sau alta conduita a destinatarului; si
• rare (pentru orice persoana fizica destinatar), legitime, transparente, proportionale, justificabile si de o valoare rezonabila, asa cum orice observator terta parte neimplicat le-ar evalua ca o politete normala in afaceri;
• acordate cu buna-credinta si in mod transparent;

VII. INDICII

7.1. In prevenirea, depistarea si stoparea praciticilor de coruptie, Angajatii AUTONOM se vor folosi de urmatoarea lista de indicatori de suspiciune:

1. Utilizarea unui agent cu o reputatie proasta sau legaturi cu un guvern strain.
2. Solicitari disproportionate ale tertei parti, remunerare in functie de succes sau pe baza de comision.
3. Comisioane neobisnuit de mari sau comisioane platite pentru cazurile in care agentul nu pare sa fi furnizat servicii semnificative.
4. Solicitari efectuate de terta parte privind o metoda de plata suspenca (spre ex: solicitari de plati in numerar sau plati nedocumentate care nu respecta masurile normale de control intern).
5. Bonusuri neobisnuite, care nu pot fi pe deplin justificate.
6. Plati efectuate prin tari terte considerate „paradisuri fiscale” sau in conturi offshore.
7. Intalniri private solicitate de contractanti sau companii care spera sa licitati pentru contracte.
8. Nerespectarea politicilor si procedurilor AUTONOM – abuz in procesul de luare a deciziilor.
9. Preferinte inexplicabile pentru anumiti subcontractanti.
10. Emiterea de facturi care depasesc valoarea contractului.
11. Solicitari neobisnuite sau fara precedent de contributii caritabile catre functionari guvernamentali sau contacte de afaceri.

7.2. Lista anterioara este cu titlu de exemplu, Angajatii AUTONOM fiind atenti la orice alte indicii care ar putea ridica suspiciuni de coruptie.

VIII. RESPONSABILITATI

8.1. Este responsabilitatea fiecarui angajat al AUTONOM sa:

• citeasca, inteleaga si respecte prezenta Politica si sa cunoasca legislatia locala, orice coduri ale industriei locale si orice instructiuni interne suplimentare privind obiectul prezentei politici, incluzand orice revizuire, si sa confirme luarea la cunostinta prin semnarea formularului furnizat in acest scop;
• urmeze instruire privind respectarea modului de implementare si aderare la prezenta Politica;
• analizeze daca actiunile lor ar putea fi considerate sau interpretate ca „mita” sau „coruptie” de catre un observator independent terta parte, chiar daca nu sunt preconizate ca atare;
• se consulte cu un superior sau cu un Responsabil de Conformitate daca nu sunt siguri daca o plata, beneficiu sau activitate specifica este in conformitate cu prezenta Politica;
• notifice un superior sau un Responsabil de Conformitate, cat mai curand posibil, daca cred sau suspecteaza ca s-a produs sau poate aparea un conflict cu aceasta Politica, inclusiv conflictele observate sau preconizate ale altor asociati AUTONOM si
• coopereze cu orice investigatie interna sau guvernamentala cu privire la respectarea aspectelor etice.

8.2. Orice Angajat al AUTONOM care nu adera la prezenta Politica se poate confrunta cu actiune disciplinara, ceea ce poate duce la incetarea angajarii cu o posibila masura de concediere imediata.

8.3. Orice raportare va fi tratata cu maxima confidentialitate și nu vor exista acțiuni asupra petentului, ca urmare a raportarii, acesta fiind protejat.

8.4. De asemenea, orice raportare trebuie facuta cu buna credinta, despre fapte și acțiuni reale, in baza judecatii obiective a celui care raporteaza.

8.5. Prezenta procedura se aplica tuturor Angajatilor AUTONOM, fiind implementata, monitorizata si impusa in mod continuu.